Акт сверки: зачем он нужен, как сверяться быстро и что делать с расхождениями
Акт сверки — документ, который не обязателен по закону и который при этом просят все. Разбираем, что он на самом деле подтверждает, где обычно расходятся цифры и как закрывать расхождения за час, а не за неделю переписки.
Что такое акт сверки и чем он не является
Акт сверки взаиморасчётов — таблица, в которой две стороны показывают друг другу свои записи по одному договору за период: что отгрузили, что оплатили, сколько кто кому должен на конец периода.
Важно понимать, чем он не является. Это не первичный документ: сам по себе он не подтверждает ни отгрузку, ни оплату, и расход по нему не признать. Обязательной формы у него нет — каждая компания печатает свою из учётной системы.
Зато у него есть два практических свойства. Первое: подписанный уполномоченным лицом акт признаёт долг, а признание долга прерывает срок исковой давности. Второе: это самый быстрый способ до сдачи отчётности увидеть, что у вас с контрагентом разошлись данные.
Как читать акт сверки
Слева — записи вашей стороны, справа — контрагента. Каждая операция должна найтись с обеих сторон зеркально: ваша отгрузка — это его поступление, его оплата — ваше поступление денег. Внизу — сальдо на конец периода: кто кому должен.
Сходятся сальдо — сверка закрыта. Не сходятся — ищем, какая операция есть с одной стороны и отсутствует с другой, или отражена в другой сумме или другой датой.
Откуда берутся расхождения
| Расхождение | Обычная причина |
|---|---|
| У вас есть отгрузка, у контрагента нет | Документ до него не дошёл или не проведён |
| Оплата в разных периодах | Вы отразили по дате платёжки, он — по дате зачисления |
| Разные суммы по одному документу | Корректировка или возврат проведён с одной стороны |
| Лишний документ у контрагента | Дубль или документ по другому договору |
| Сходится всё, кроме копеек | Округление НДС в разных программах |
Больше половины расхождений — это первая строка таблицы: документ просто не заведён. Не потому что кто-то ошибся, а потому что скан лежит в почте и до него не дошли руки.
Как закрывать расхождения быстро
- Сначала суммы, потом даты. Найдите операции, которые есть только с одной стороны, — они дают основную разницу. Разницы в датах внутри периода на сальдо не влияют.
- Сверяйтесь по документам, а не по оборотам. Общий оборот совпал случайно — так бывает, когда две ошибки компенсируют друг друга.
- Не подписывайте акт «с разногласиями» молча. В нём должно быть видно, в чём разногласие и чья это позиция.
- Сверяйтесь чаще, чем раз в год. Расхождение по одному документу за квартал ищется за десять минут, за год — за день.
Почему сверка отнимает столько времени
Сама сверка — это сравнение двух таблиц. Время съедает не она, а то, что предшествует: у контрагента есть документы, которых у вас нет, потому что они не заведены. И перед сверкой вы сначала догоняете ввод первички, а потом уже сверяетесь.
Когда входящие документы заводятся по мере поступления, а не пачкой перед закрытием, акт сверки перестаёт быть событием и превращается в кнопку.
Как это делает Findock
Findock не делает сверку за вас — её делает 1С. Но он закрывает причину большинства расхождений: входящие документы попадают в учёт сразу, а не лежат сканами в почте до конца квартала. Пачка фотографий и PDF разбирается на типы, реквизиты и суммы, контрагент подтягивается по ИНН, документы приходят в 1С непроведёнными.
К моменту сверки у вас заведено всё, что вам прислали, — и разница сводится к настоящим расхождениям, а не к «не успели внести».
Частые вопросы
Нет, обязательной формы и обязанности его составлять нет. Но подписанный акт признаёт долг и прерывает срок исковой давности, поэтому в спорах он важен.
Чтобы акт имел юридическое значение как признание долга, его должно подписать лицо с правом действовать от имени компании — руководитель или сотрудник по доверенности. Подпись только бухгалтера в спорах оспаривают.
Чаще всего это округление НДС в разных программах. Договоритесь, чья сумма считается верной, и отразите корректировку с одной стороны.
Практичный минимум — раз в квартал по крупным контрагентам. Расхождение за квартал ищется быстро, за год — превращается в расследование.