Пачка счетов на оплату — платёжки в 1С без ручного набора

Данные из счёта переезжали в 1С через клавиатуру

Счета приходят весь месяц и отовсюду: вложением к письму, фотографией в мессенджере, сканом от менеджера. Прежде чем появится платёжка, счёт нужно хотя бы найти.

Дальше начинается перепечатывание. ИНН, КПП, расчётный счёт, банк, БИК, сумма, ставка НДС, номер и дата — всё это уже есть в документе, но в 1С попадает руками. Отдельная работа — назначение платежа: в каждой компании принята своя формулировка, и её собирают из номера счёта, даты и суммы налога.

Десять минут на документ — это не медленный темп, это нормальная скорость с проверкой. Но пятьдесят счетов превращаются в восемь с лишним часов: полный рабочий день каждый месяц уходит на механику, в которой не нужен ни опыт, ни квалификация.

А ошибиться при этом легко и дорого. Перепутанная цифра в расчётном счёте — платёж вернётся через несколько дней, и хорошо, если это не была предоплата за срочную поставку. Забытый НДС в назначении — вопросы от контрагента и правка задним числом.

Что настраивали

Четыре правила, заданных один раз

• Назначение платежа. Шаблон вида «Оплата по счёту № … от … , в том числе НДС …». Для счетов без НДС — своя формулировка, чтобы не приписывать налог там, где его нет.
• Плательщик и расчётный счёт. Юрлиц несколько, и помощник знает, с какого счёта платят конкретному контрагенту.
• Очерёдность платежа. Проставляется сама, её не приходится вспоминать каждый раз.
• Что считать сомнительным. Бледный скан, обрезанный край, нечитаемый расчётный счёт — такой счёт помечается и ждёт человека, а не уходит в 1С с догадкой.

Когда правило меняется — например, в назначении платежа теперь нужен номер договора, — вы говорите об этом помощнику одной фразой. Пересобирать ничего не нужно.