Закрытие месяца: акты на 40 клиентов одним запуском — кейс Findock
Записаться на демо
Реальный кейс

Сорок клиентов, один шаблон: закрытие месяца за один запуск

Сорок клиентов на одинаковом договоре. Каждое первое число — сорок счетов и сорок актов, собранных копированием прошлого месяца. Два рабочих дня, и всё это в самое неудобное время.

  • Объём40клиентов, 80 документов в месяц
  • Было2 дня16 часов каждый месяц
  • Сталоодин запусккомплекты собираются за период
  • В деньгах≈ 380 000 ₽в год, 16 часов в месяц по 2 000 ₽

Час работы считаем по 2 000 ₽.

Работает с
  • 1С
  • Excel
  • Google Таблицы
  • Google Диск
  • Яндекс.Диск
  • Telegram
Все интеграции

Сорок раз одно и то же, и каждый раз руками

Договор у всех клиентов один и тот же, отличаются только название, сумма и период. Но документ нужен каждому свой: счёт и акт, со своим номером и своей суммой прописью.

Делали это привычным способом — открывали прошлый месяц, меняли даты, сумму и название, сохраняли под новым именем. Сорок раз подряд. К двадцатому клиенту внимание садится, и именно там появляется акт с прошлым периодом в шапке.

Отдельная нервотрёпка — нумерация. Номер должен продолжаться, а не начинаться заново, и если один документ пропустили или сделали дважды, это выясняется через месяц, когда клиент присылает вопрос.

И всё это выпадает на первые числа — когда параллельно идёт сдача и когда меньше всего хочется два дня копировать файлы.

Как устроено сейчас

Один раз объяснили — дальше кнопка

  1. Один раз загрузили образцы и список клиентов Счёт и акт в том виде, в каком вы их выдаёте, плюс таблица: клиент, сумма, реквизиты.
  2. Каждый месяц выбираете период и жмёте «Запустить» Помощник собирает комплект на каждого клиента: счёт и акт с подставленным периодом, суммой и суммой прописью.
  3. Проверяете только то, что помечено Если по клиенту не хватает данных или сумма выбилась из обычной, помощник поднимает флаг вместо того, чтобы додумать.
  4. Комплекты разложены по папкам и уехали в 1С Файлы готовы к отправке клиентам, документы в 1С — непроведёнными.
Загружаете один раз WАкт_образец.docx XКлиенты_и_суммы.xlsx
Запуск за март 2026 80 документов
КлиентКомплектСуммаСтатус
ООО «Ромашка»Счёт 214 · Акт 21445 000,00готово
ООО «Прайм»Счёт 215 · Акт 21538 000,00готово
ИП Соколов А. В.Счёт 216 · Акт 216112 000,00сумма выше обычной
Ещё 37 клиентов собраны без замечаний
Нумерация Последний номер213 Источниксправочник в 1С Пропусков и дублейнет Справочник может лежать в 1С, на Яндекс.Диске или Google Диске
Комплект клиента Счёт№ 214 от 01.04 Акт№ 214 от 31.03 Сумма прописьюпосчитана Состав комплекта настраивается: у другой компании это может быть УПД со счётом-фактурой.

Номер берётся из справочника, а не из памяти сотрудника. Поэтому запуск может сделать любой — нумерация не собьётся.

Что настраивали

Четыре правила

  • Состав комплекта. У этого клиента — счёт и акт. У другой компании это может быть УПД со счётом-фактурой: состав задаётся при сборке помощника.
  • Нумерация из справочника. Помощник берёт последний номер не «по памяти», а из справочника — он может лежать в 1С, на Яндекс.Диске или на Google Диске.
  • Период, реквизиты и сумма прописью подставляются сами.
  • Клиенты, появившиеся в середине месяца. Правило, считать ли им полный период или часть, задано один раз.

Результат

Два дня в начале месяца вернулись

  • 16 часовв месяц перестали уходить на копирование файлов
  • ≈ 380 000 ₽в год при ставке 2 000 ₽ за час
  • 80документов собираются одним запуском

Выигрыш не только в часах: закрытие перестало занимать первые числа, когда каждая минута уходит на отчётность. И нумерация больше не сбивается — номер приходит из справочника, а не из памяти того, кто в этом месяце делал документы.

Как было и как стало

Те же восемьдесят документов, разобранные по шагам

Шаги закрытия месяца никуда не делись: период, клиент, номер, сумма, файл. Поменялось то, откуда берутся данные. Раньше — из копии прошлого месяца, теперь — из образца, списка клиентов и справочника номеров.

ШагБыло: копированиемСтало: в FindockЧем рискует ручная схема
ИсходникФайлы прошлого месяцаОбразцы счёта и акта, загруженные один разВместе с файлом копируется всё, что в нём было
Период и датыПравили в каждой копииПериод выбирается при запуске и подставляется самАкт с прошлым периодом в шапке
Клиент и реквизитыМеняли название в копииБерутся из списка клиентовНазвание или реквизиты от соседнего клиента
НомерПродолжали по памятиПоследний номер из справочника в 1С, на Яндекс.Диске или Google ДискеПропуск или дубль, который всплывает через месяц
Сумма и сумма прописьюПеребивали цифры и текстСумма из списка, пропись подставляется самаЦифры и пропись расходятся
Нетиповой клиентНичем не отличается от остальных копийСтрока помечена: сумма выбилась или данных не хватаетОшибка уходит клиенту вместе с остальными
Сохранение«Сохранить как…» сорок раз подрядКомплекты разложены по папкам, в 1С — непроведённымиФайл записан поверх или назван по прошлому месяцу
Время2 рабочих дня, 16 часов в месяцОдин запуск и проверка помеченных строк—

Внимание бухгалтера теперь уходит на помеченные строки, а не размазывается по сорока одинаковым файлам.

Разбор на примере

От строки списка до готового акта за март 2026

Покажем один запуск на вымышленных данных — тех же, что в макете выше. Клиенты, суммы и номера придуманы, а устройство то же: список, образец, готовый комплект.

В примере исполнитель работает с НДС по ставке 22% — она действует с 1 января 2026 года. Сумма в списке указана с НДС, а сам налог посчитан в соседней колонке формулой: сумма × 22 / 122.

Клиенты_и_суммы.xlsx · фрагмент 5 строк из 40
КлиентСумма за март, ₽в т.ч. НДС 22%, ₽Что на выходе
ООО «Ромашка»45 000,008 114,75счёт и акт № 214
ООО «Прайм»38 000,006 852,46счёт и акт № 215
ИП Соколов А. В.112 000,0020 196,72сумма выше обычной
ООО «Берёза»50 000,009 016,39счёт и акт № 217
ООО «Север»——не хватает данных
Две строки помечены: у ИП Соколова сумма выбилась из обычной, у ООО «Север» её нет в списке. Что с ними делать, решает бухгалтер.
Образец акта: поля подстановки ШапкаАкт об оказании услуг № {Номер} от {Дата_акта} Заказчик{Клиент} УслугаУслуги по договору за {Период} Итого{Сумма} руб. В том числе НДС 22%{НДС} руб. Прописью{Сумма_прописью} Исполнитель, его реквизиты, подписант и текст договора в образце не меняются — они одинаковые для всех сорока клиентов.
Готовый акт: ООО «Ромашка» ШапкаАкт об оказании услуг № 214 от 31.03.2026 ЗаказчикООО «Ромашка» УслугаУслуги по договору за март 2026 г. Итого45 000,00 руб. В том числе НДС 22%8 114,75 руб. ПрописьюСорок пять тысяч рублей 00 копеек В том же комплекте — счёт № 214 от 01.04.2026 на 45 000,00 руб.

Проверить НДС в любой строке просто: 45 000 × 22 / 122 = 8 114,75 ₽, без налога остаётся 36 885,25 ₽. Для 50 000 ₽ налог составит 9 016,39 ₽. Сверить расчёт можно в калькуляторе НДС, сумму прописью — в инструменте «Сумма прописью».

Если исполнитель на УСН и освобождён от НДС, колонки налога в списке просто нет, а в документах стоит «Без НДС». Для разового документа вне пачки подойдут бесплатные формы: счёт на оплату и акт выполненных работ онлайн.

Справка

Обязательные реквизиты акта

Унифицированной формы акта об оказании услуг нет: формы первичных документов утверждает сама компания (ч. 4 ст. 9 закона 402-ФЗ). Но набор обязательных реквизитов задан законом — это ч. 2 той же статьи. Вот как они выглядят в акте из примера.

Реквизит по ч. 2 ст. 9 402-ФЗГде он в акте из примера
Наименование документа«Акт об оказании услуг»
Дата составления31.03.2026
Наименование того, кто составил документИсполнитель — его название стоит в образце
Содержание факта хозяйственной жизни«Услуги по договору за март 2026 г.»
Величина в деньгах или в натуре с единицами измерения45 000,00 руб.
Должности лиц, совершивших операцию и ответственных за оформлениеДолжности подписантов исполнителя и заказчика
Подписи этих лиц с фамилиями и инициаламиПодпись и расшифровка с каждой стороны: «__________ / Иванов И. И.»

Печати в этом списке нет — закон её для первичного документа не требует. Суммы прописью тоже нет, но её почти всегда ставят по привычке. А раз она есть, она должна совпадать с цифрами.

Счёт на оплату — не первичный документ: он не фиксирует факт хозяйственной жизни, поэтому ст. 9 к нему не относится. Но номер, дата, реквизиты и сумма в нём должны сходиться с актом — по счёту клиент платит, а по акту закрывает услугу у себя.

Частые ошибки

Что чаще всего ломается при закрытии месяца

Почти все ошибки закрытия — следствие копирования: документ прошлого месяца тащит за собой старые данные, а внимание к тридцатому файлу уже не то. Вот что проскакивает чаще всего.

Прошлый период в шапке Дату акта поправили, а в строке услуги осталось «за февраль». Документ от 31 марта закрывает не тот месяц. Период выбирается при запуске и подставляется во все документы сразу
Пропуск или дубль номера Два акта № 214 или ни одного № 215. Обычно выясняется через месяц, когда клиент присылает вопрос. Номер берётся из справочника, а не из памяти
Пропись не совпадает с цифрами Сумму поменяли, а текст в скобках остался от прошлого месяца: «45 000,00 (Тридцать восемь тысяч…)». По такому документу непонятно, какая сумма верная. Проверка: сумма прописью онлайн.
НДС по старой ставке 20% С 1 января 2026 года основная ставка — 22%, для суммы «в том числе» налог считают как 22/122. В образцах, сделанных раньше, часто остаются «20%» и формула 20/120. Для 45 000 ₽: по 22% — 8 114,75 ₽, по старой ставке — 7 500,00 ₽.
НДС не по режиму продавца Ставку определяет тот, кто выставляет документ, а не покупатель. Клиент на УСН получает документы с НДС, если исполнитель — плательщик налога. А исполнитель на УСН, освобождённый от НДС (доход за прошлый год не больше 20 млн ₽), пишет «Без НДС». Если освобождённый продавец выставит счёт-фактуру с выделенным налогом, этот НДС придётся заплатить в бюджет (п. 5 ст. 173 НК РФ).
Устаревшие реквизиты клиента Клиент сменил адрес или директора, а в копии прошлого месяца — старые данные. Не исправили в одной копии — ошибка уезжает дальше. Реквизиты правятся в одном месте — в списке клиентов

Отправляет и подписывает человек

Findock готовит комплекты и раскладывает их по папкам. Кому отправить, что придержать и какую сумму поставить нетиповому клиенту — решает бухгалтер. В 1С документы приходят непроведёнными.

Вопросы по этому кейсу

Сумма берётся из списка, у каждого клиента своя. Если она заметно выбилась из обычной, строка помечается.

Загружаете новый образец и говорите, что изменилось. Пересобирать помощника не нужно.

Из справочника — в 1С, на Яндекс.Диске или на Google Диске. Помощник продолжает нумерацию, а не начинает её заново.

Да, состав комплекта настраивается. В этом кейсе клиенту нужны счёт и акт.

Правило задаётся один раз: полный период или часть. Дальше помощник считает сам.

Те, что перечислены в ч. 2 ст. 9 закона 402-ФЗ: наименование документа, дата составления, наименование составителя, содержание операции, её величина в деньгах или в натуре с единицами измерения, должности ответственных лиц и их подписи с фамилиями и инициалами. Печать среди обязательных реквизитов не названа.

Сумму умножают на 22 и делят на 122. Для 50 000 ₽ налог составит 9 016,39 ₽, без НДС — 40 983,61 ₽. Сверить расчёт можно в калькуляторе НДС.

Нет. Счёт не фиксирует факт хозяйственной жизни, это документ для оплаты. Первичный документ здесь — акт: он подтверждает, что услуги оказаны. Но номер, сумма и реквизиты в счёте и акте должны совпадать.

Начать

Покажите свой акт — соберём помощника под него

Возьмите прошлый месяц и список клиентов, на встрече сделаем первый запуск. Обычно это тридцать минут.

Можно своими словами и без подробностей. Посмотрим, соберётся ли из этого помощник, и ответим по делу.

Никакого спама — напишем один раз, чтобы согласовать время.

Похожие кейсы