Сорок клиентов, один шаблон: закрытие месяца за один запуск
Сорок клиентов на одинаковом договоре. Каждое первое число — сорок счетов и сорок актов, собранных копированием прошлого месяца. Два рабочих дня, и всё это в самое неудобное время.
- Объём40клиентов, 80 документов в месяц
- Было2 дня16 часов каждый месяц
- Сталоодин запусккомплекты собираются за период
- В деньгах≈ 380 000 ₽в год, около 32 000 ₽ в месяц
Час работы считаем по 2 000 ₽.
Сорок раз одно и то же, и каждый раз руками
Договор у всех клиентов один и тот же, отличаются только название, сумма и период. Но документ нужен каждому свой: счёт и акт, со своим номером и своей суммой прописью.
Делали это привычным способом — открывали прошлый месяц, меняли даты, сумму и название, сохраняли под новым именем. Сорок раз подряд. К двадцатому клиенту внимание садится, и именно там появляется акт с прошлым периодом в шапке.
Отдельная нервотрёпка — нумерация. Номер должен продолжаться, а не начинаться заново, и если один документ пропустили или сделали дважды, это выясняется через месяц, когда клиент присылает вопрос.
И всё это выпадает на первые числа — когда параллельно идёт сдача и когда меньше всего хочется два дня копировать файлы.
Как устроено сейчас
Один раз объяснили — дальше кнопка
- Один раз загрузили образцы и список клиентов Счёт и акт в том виде, в каком вы их выдаёте, плюс таблица: клиент, сумма, реквизиты.
- Каждый месяц выбираете период и жмёте «Запустить» Помощник собирает комплект на каждого клиента: счёт и акт с подставленным периодом, суммой и суммой прописью.
- Проверяете только то, что помечено Если по клиенту не хватает данных или сумма выбилась из обычной, помощник поднимает флаг вместо того, чтобы додумать.
- Комплекты разложены по папкам и уехали в 1С Файлы готовы к отправке клиентам, документы в 1С — непроведёнными.
| Клиент | Комплект | Сумма | Статус |
|---|---|---|---|
| ООО «Ромашка» | Счёт 214 · Акт 214 | 45 000,00 | готово |
| ООО «Прайм» | Счёт 215 · Акт 215 | 38 000,00 | готово |
| ИП Соколов А. В. | Счёт 216 · Акт 216 | 112 000,00 | сумма выше обычной |
Номер берётся из справочника, а не из памяти сотрудника. Поэтому запуск может сделать любой — нумерация не собьётся.
Что настраивали
Четыре правила
- Состав комплекта. У этого клиента — счёт и акт. У другой компании это может быть УПД со счётом-фактурой: состав задаётся при сборке помощника.
- Нумерация из справочника. Помощник берёт последний номер не «по памяти», а из справочника — он может лежать в 1С, на Яндекс.Диске или на Google Диске.
- Период, реквизиты и сумма прописью подставляются сами.
- Клиенты, появившиеся в середине месяца. Правило, считать ли им полный период или часть, задано один раз.
Результат
Два дня в начале месяца вернулись
- 16 часовв месяц перестали уходить на копирование файлов
- ≈ 380 000 ₽в год при ставке 2 000 ₽ за час
- 80документов собираются одним запуском
Выигрыш не только в часах: закрытие перестало занимать первые числа, когда каждая минута уходит на отчётность. И нумерация больше не сбивается — номер приходит из справочника, а не из памяти того, кто в этом месяце делал документы.
Отправляет и подписывает человек
Findock готовит комплекты и раскладывает их по папкам. Кому отправить, что придержать и какую сумму поставить нетиповому клиенту — решает бухгалтер. В 1С документы приходят непроведёнными.
Вопросы по этому кейсу
Сумма берётся из списка, у каждого клиента своя. Если она заметно выбилась из обычной, строка помечается.
Загружаете новый образец и говорите, что изменилось. Пересобирать помощника заново не нужно.
Из справочника — в 1С, на Яндекс.Диске или на Google Диске. Помощник продолжает нумерацию, а не начинает её заново.
Да, состав комплекта настраивается. В этом кейсе клиенту нужны счёт и акт.
Правило задаётся один раз: полный период или часть. Дальше помощник считает сам.
Начать
Покажите свой акт — соберём помощника под него
Возьмите прошлый месяц и список клиентов, на встрече сделаем первый запуск. Обычно это тридцать минут.
Спасибо! Записали — свяжемся и договоримся о времени демо.
Укажите телефон или ник в Telegram, чтобы мы могли ответить.
Никакого спама — напишем один раз, чтобы согласовать время.