Фото и сканы от поставщиков — разобранные документы в 1С

Двести документов, и каждый заводится руками

Первичка приходит отовсюду и в любом виде: скан в письме, фотография в мессенджере, пачка бумаг, которую привёз водитель. Пока документ не заведён в 1С, его как будто нет.

Ввод одного документа занимает до двадцати минут. Найти контрагента в справочнике, сверить ИНН, перенести позиции, проставить суммы и ставку НДС, приложить скан. Работа несложная, но требует внимания: ошибка в НДС всплывёт на сверке, а лишняя строка в справочнике номенклатуры останется там навсегда.

Ещё одна проблема — дубли. Когда контрагента заводят на скорую руку, в справочнике появляется второй такой же, с пробелом в названии или другой организационной формой. Через полгода никто не понимает, по какому из них смотреть обороты.

И главное: за неделю до сдачи выясняется, что по нескольким поставщикам документов нет вовсе. Их начинают искать в переписке — тогда, когда время дороже всего.

Как было и как стало

Двадцать минут на документ — из чего они складывались

Ручной ввод — это не одна долгая операция, а шесть коротких. Каждая простая, и в каждой своя типичная ошибка. Вот как они выглядят по шагам до и после.

Проверка из процесса никуда не делась, но стала другой работой. Бухгалтер не перепечатывает документ, а смотрит на готовый — и в первую очередь на строки, которые помощник пометил сам.

Что настраивали

Три правила: справочники, проверка, архив

• Сопоставление со справочниками. Как искать контрагента — по ИНН, а не по названию; что делать, если такого ещё нет. Дубли не плодятся.
• Что помечать на проверку. Нечитаемое поле, расхождение в сумме, незнакомая номенклатура — такие строки ждут человека, а не уезжают в 1С с догадкой.
• Структура архива. Папки по контрагентам и поиск по ИНН, номеру и дате — чтобы перед сдачей было видно, по кому документов нет.

Памятка

Что проверить в первичке перед загрузкой в 1С

Распознавание избавляет от перепечатывания, но не от вопроса «а правильный ли документ прислал поставщик». Семь пунктов, которые стоит пройти до проведения.

• Статус УПД. «1» — счёт-фактура и передаточный документ, по нему заявляют вычет. «2» — только передаточный документ. Если поставщик платит НДС, а прислал статус 2, — это повод уточнить у него, а не принять как есть.
• ИНН и КПП совпадают со справочником. Совпало название, но не ИНН, — значит, это другая организация. У обособленного подразделения свой КПП: проверьте, что это та же компания, а не повод заводить новую карточку.
• Ставка НДС. С 1 января 2026 года общая ставка — 22% (закон № 425-ФЗ). 20% в отгрузке 2026 года — ошибка поставщика, если это не исправление к документу прошлого года. У упрощенцев бывают 5% и 7%, а освобождённые от НДС (доход за прошлый год до 20 млн ₽) пишут «Без НДС».
• Арифметика. Стоимость строки равна количеству на цену, налог — ставке от стоимости, итог — сумме строк. Обратный счёт по 22/122 от суммы с НДС должен сойтись до копеек округления.
• Дата в периоде. Документ сентябрьской датой, пришедший в октябре, как правило, относится к сентябрю. Если период уже закрыт, это отдельное решение, а не повод провести документ не глядя.
• Дубли по номеру и дате. Тот же номер и та же дата от того же поставщика уже есть в 1С — скорее всего, документ прислали дважды: сканом в письме и фотографией в мессенджере.
• Подписи и обязательные реквизиты. По статье 9 закона № 402-ФЗ в первичном документе должны быть наименование и дата, составитель, содержание операции, величина в натуральном или денежном выражении с единицами измерения, должности и подписи ответственных лиц с расшифровкой. Нет подписи — документ оформлен с нарушением, и расход по нему могут не принять.

Отдельная путаница — в самих документах. Коротко, чем отличаются три бланка, которые чаще всего приходят на одну поставку:

Подробно о каждом бланке и о том, что выбрать в конкретной ситуации, — в статье «УПД или ТОРГ-12 и счёт-фактура». Полный список проверок — в чек-листе приёмки первички. Чеки тоже есть в списке типов документов — подробнее на странице распознавания чеков.