Фото и сканы от поставщиков — разобранные документы в 1С
Двести документов в месяц. Каждый нужно открыть, найти контрагента в справочнике, перенести позиции и суммы, не ошибиться в НДС. И к сдаче вспомнить, чего вообще не хватает.
- Объём200документов в месяц
- Былодо 20 минутна ввод одного документа руками
- Стало20 за разпачка разбирается без ручного ввода
- В деньгах≈ 800 000 ₽в год по осторожной оценке
Час работы считаем по 2 000 ₽; в расчёт заложена нижняя оценка — 10 минут на документ.
Двести документов, и каждый заводится руками
Первичка приходит отовсюду и в любом виде: скан в письме, фотография в мессенджере, пачка бумаг, которую привёз водитель. Пока документ не заведён в 1С, его как будто нет.
Ввод одного документа занимает до двадцати минут. Найти контрагента в справочнике, сверить ИНН, перенести позиции, проставить суммы и ставку НДС, приложить скан. Работа несложная, но требует внимания: ошибка в НДС всплывёт на сверке, а лишняя строка в справочнике номенклатуры останется там навсегда.
Отдельная беда — дубли. Когда контрагента заводят на скорую руку, в справочнике появляется второй такой же, с пробелом в названии или другой организационной формой. Через полгода никто не понимает, по какому из них смотреть обороты.
И главное: за неделю до сдачи выясняется, что по нескольким поставщикам документов нет вовсе. Их начинают искать в переписке — тогда, когда время дороже всего.
Как устроено сейчас
Пачка на входе — разобранные документы и архив на выходе
- Документы загружаются пачкой, до двадцати за раз Бледные сканы, фото под углом, PDF, скриншоты из переписки. Сортировать заранее не нужно.
- Findock определяет тип документа и вытаскивает данные Счёт, счёт-фактура, УПД, ТОРГ-12, акт, акт сверки, чек — реквизиты, позиции, суммы и НДС по каждому. Список типов открытый: незнакомый документ помощник разбирает по вашему образцу.
- Данные сопоставляются с вашими справочниками Контрагенты и номенклатура подтягиваются к существующим позициям 1С, а не создают рядом ещё одну. Сомнительные строки помечаются.
- Документы уходят в 1С, копии — в архив В 1С поступления приходят непроведёнными. В архиве всё разложено по контрагентам, с поиском по ИНН, номеру и дате.
| Тип | Контрагент | Сумма | Статус |
|---|---|---|---|
| УПД | ООО «Ромашка» | 248 400,00 | в 1С |
| ТОРГ-12 | ООО «Прайм» | 61 900,00 | в 1С |
| СЧЁТ | ИП Соколов А. В. | 14 300,00 | на проверку |
Нечитаемый документ не уезжает в 1С с правдоподобными цифрами. Он попадает в «Не распознано» и ждёт человека — это и есть разница между помощником и автоматом.
Что настраивали
Три правила, которые снимают главные страхи
- Сопоставление со справочниками. Как искать контрагента — по ИНН, а не по названию; что делать, если такого ещё нет. Дубли не плодятся.
- Что помечать на проверку. Нечитаемое поле, расхождение в сумме, незнакомая номенклатура — такие строки ждут человека, а не уезжают в 1С с догадкой.
- Структура архива. Папки по контрагентам и поиск по ИНН, номеру и дате — чтобы перед сдачей было видно, по кому документов нет.
Результат
Ручной ввод перестал быть работой на весь месяц
- 33 часав месяц по осторожной оценке — 10 минут на документ вместо 20
- ≈ 800 000 ₽в год при ставке 2 000 ₽ за час
- 0новых дублей контрагентов в справочнике
Второе изменение важнее часов: перед сдачей видно, чего не хватает. Архив разложен по контрагентам, и «где документы от этого поставщика» перестал быть вопросом, на который уходит полдня.
Проводит человек
Документы приходят в 1С непроведёнными. Findock не решает, принимать ли расход и правильно ли поставщик посчитал НДС, — он переносит то, что написано в документе, и честно отмечает, где не уверен.
Совсем нечитаемый скан попадает в «Не распознано», а не в 1С с правдоподобными цифрами.
Вопросы по этому кейсу
Снимок под углом, помятый лист, бледный скан — обычная ситуация, такие документы разбираются. То, что не читается, помечается или уходит в «Не распознано».
ЭДО работает, когда контрагент тоже в ЭДО. Findock нужен для остальных — тех, кто присылает фотографию в мессенджере или привозит бумагу с водителем.
До двадцати. Следующую пачку можно отправить сразу же.
Нет, если задать правило сопоставления — обычно по ИНН. Найденный контрагент подтягивается к существующему, новый помечается.
Счета, счета-фактуры, УПД, накладные, акты, акты сверки, чеки и другие. Список открытый: если нужного типа в нём нет, покажите образец — помощник научится.
Начать
Пришлите пачку своей первички — покажем, как она разберётся
Возьмите самые неудачные фотографии, на них и проверим. Обычно это тридцать минут.
Спасибо! Записали — свяжемся и договоримся о времени демо.
Укажите телефон или ник в Telegram, чтобы мы могли ответить.
Никакого спама — напишем один раз, чтобы согласовать время.