УПД, ТОРГ-12 и счёт-фактура: чем отличаются и что когда применять

Коротко, если некогда читать

Если совсем сжато: УПД со статусом 1 заменяет пару «накладная плюс счёт-фактура», а со статусом 2 работает как обычная накладная.

Счёт-фактура: документ про налог, а не про товар

Счёт-фактура нужен только для одного — чтобы покупатель принял НДС к вычету. Это налоговый документ, его требования описаны в статье 169 Налогового кодекса, а форма утверждена постановлением Правительства № 1137.

Из этого следуют две вещи, о которых часто спорят с поставщиками. Во-первых, счёт-фактура не подтверждает, что товар приехал: он не является первичным документом и сам по себе расход не обосновывает. Во-вторых, если продавец не платит НДС — например, работает на упрощёнке, — счёт-фактуру он обычно и не выставляет, и требовать его бессмысленно.

Ошибки в счёте-фактуре опасны ровно в той части, которая мешает налоговой идентифицировать продавца, покупателя, товар, сумму и ставку налога. Опечатка в адресе вычету не мешает, перепутанный ИНН — мешает.

ТОРГ-12: подтверждает, что товар передан

Товарная накладная ТОРГ-12 — первичный документ. Она фиксирует сам факт передачи товара от продавца покупателю: что именно, в каком количестве, по какой цене и кто принял.

Форма пришла из альбома унифицированных форм Госкомстата и с 2013 года перестала быть обязательной: по закону о бухучёте формы первичных документов утверждает руководитель организации. На практике ТОРГ-12 никуда не делась — к ней все привыкли, и в ней уже есть всё, что закон требует от первичного документа.

А требует он вполне конкретного набора: название документа, дата, наименование организации, содержание факта хозяйственной жизни, величина измерения с указанием единиц, должности и подписи ответственных лиц с расшифровкой. Если чего-то из этого нет, документ считается оформленным с нарушением — и расход по нему инспекция может не принять.

Для услуг и работ ТОРГ-12 не используется: там свой первичный документ — акт.

УПД: два документа в одном бланке

Универсальный передаточный документ появился, чтобы не оформлять на одну поставку две бумаги. Его форму ФНС рекомендовала письмом № ММВ-20-3/96@ ещё в 2013 году, и с тех пор он стал массовым.

Главное в УПД — статус в левом верхнем углу. Это не формальность, от него зависит смысл документа:

• Статус 1 — счёт-фактура и первичный документ одновременно. Такой УПД заменяет комплект «ТОРГ-12 плюс счёт-фактура» и даёт покупателю право на вычет.
• Статус 2 — только первичный документ. Налоговой части нет, вычет по нему не заявить. Обычно так работают продавцы без НДС.

Важная деталь: УПД не обязателен. Это рекомендованная форма, а не предписанная. Никто не может отказаться принимать вашу накладную со счётом-фактурой на том основании, что «сейчас все работают по УПД», — как и наоборот.

Ещё одна деталь, о которую спотыкаются: рекомендованная форма — это минимум, а не потолок. Компания вправе дополнить УПД своими графами, если ей нужно больше данных. Убирать обязательные реквизиты нельзя.

Что оформлять в конкретной ситуации

Отдельно про счёт на оплату: он вообще не из этого ряда. Счёт — это не первичный документ и не налоговый, а предложение заплатить. Он не подтверждает ни передачу товара, ни право на вычет.

Что смотреть при приёмке документа

• Статус у УПД. Пришёл статус 2, а вы ждали вычет — вычета не будет. Это самая частая и самая обидная ошибка.
• ИНН и КПП обеих сторон. Ошибка здесь мешает идентифицировать стороны, а значит, бьёт по вычету.
• Ставка и сумма НДС. Особенно у контрагентов, которые недавно сменили режим налогообложения.
• Подписи и должности. Не просто закорючка, а должность и расшифровка. В УПД есть отдельные поля для того, кто отгрузил, и для того, кто ответственен за оформление.
• Дата. Дата документа и дата фактической передачи должны сходиться с реальностью, а не с удобством закрытия месяца.

Почему это отнимает столько времени

Сложность не в том, чтобы отличить один документ от другого — бухгалтер это делает не задумываясь. Сложность в объёме. На каждый входящий документ нужно: понять его тип, найти контрагента в справочнике, перенести позиции, проставить суммы и НДС, приложить скан. Двести документов в месяц — это несколько рабочих дней, потраченных на перепечатывание того, что уже напечатано.

И проверка статуса УПД, о которой написано выше, при таком потоке делается по остаточному принципу — а всплывает потом, на сверке.