Распознавание чеков с фото для авансовых отчётов и 1С — Findock
Записаться на демо

Распознавание чеков

Распознавание чеков: фото из мессенджера — данные для авансового отчёта и 1С

Сотрудник присылает десяток чеков фотографиями: мятые, выцветшие, снятые под углом. Findock читает их пачкой и вытаскивает продавца, ИНН, дату, позиции, суммы и НДС. Данные чека — в таблицу для авансового отчёта или в документ 1С, проводит бухгалтер.

Записаться на демо Посмотреть, как работает

14 дней бесплатно, без карты.

  • ≈ 15 сна чек
  • до 20чеков за раз
  • 1С или Excelплюс копия в архив
  • 0ручного ввода

Что на выходе

Что вытаскивает из чека

Кассовый чек — такой же входящий документ, как счёт или накладная: у него есть продавец, ИНН, дата, позиции и итог. Программа для распознавания чеков читает с фотографии именно эти поля, чтобы их не перебивать руками.

Читаются обычные кассовые чеки и чеки с QR-кодом. Сомнительная строка помечается жёлтым, чтобы её проверили глазами; совсем нечитаемый чек уходит в «Не распознано», а не в отчёт с правдоподобной суммой.

  • Продавец сопоставляется по ИНН. Сеть с десятью вариантами написания остаётся одной карточкой в справочнике 1С.
  • Ненайденный продавец помечается, а не заводится новой карточкой втихую.
  • Копия чека — в архив, привязанная к контрагенту: поиск по ИНН, номеру и дате.
ПолеЧто извлекается
ПродавецНазвание и ИНН — по ИНН продавец сопоставляется со справочником контрагентов 1С, а не заводится заново
Дата и номерДата, время и номер чека
ПозицииНаименование, количество, цена и сумма по каждой строке
ИтогСумма чека и способ оплаты
НДСНалог по ставкам, если он выделен в чеке

Как работает

Распознавание чеков в 1С и Excel: четыре шага

  1. Загружаете пачку фотографий — до двадцати чеков за раз Снимки из мессенджера, сканы, PDF. Выравнивать и обрезать заранее не нужно.
  2. Findock распознаёт каждый чек Продавец, ИНН, дата, позиции, суммы и НДС по каждому. На один чек уходит около 15 секунд. Нечитаемая строка помечается жёлтым.
  3. Продавец сопоставляется со справочником 1С по ИНН Не по названию: сеть с десятью вариантами написания остаётся одной карточкой. Ненайденный продавец помечается, а не создаётся втихую.
  4. Данные — в таблицу для авансового отчёта или в документ 1С В Excel — построчно, готовыми к переносу в отчёт. В 1С — документом, непроведённым. Копия чека уходит в архив, привязанная к контрагенту.

Нечитаемый чек не попадает в отчёт с правдоподобной суммой. Он уходит в «Не распознано» и ждёт человека: у сотрудника можно запросить оригинал, пока термобумага не выгорела окончательно.

Качество исходников

Мятый, выцветший, под углом

Чек из кармана — не скан формата А4. Термобумага бледнеет, лист мятый, снимок сделан под углом при свете лампы. Граница простая: если цифры физически различимы на фото, они будут прочитаны. Если нет — строка помечается или чек уходит в «Не распознано». Подвигайте ползунок:

чек читается целиком

Перед проведением

Что проверить в чеке перед проведением

Распознавание снимает перепечатывание, но не проверку. Перед тем как провести авансовый отчёт, стоит посмотреть:

  • Обязательные реквизиты. Название продавца, ИНН, дата, сумма, наименование товара или услуги. Чек без наименования — самая частая причина снять расход.
  • Связь с деятельностью компании. Что куплено и зачем: «продукты» из супермаркета без пояснения вызовут вопрос.
  • НДС. По кассовому чеку принять налог к вычету нельзя, даже если он выделен, — нужен счёт-фактура.
  • Даты. Покупка не раньше выдачи денег и внутри сроков командировки.
  • Сумма отчёта. Итог по чекам должен сходиться с суммой в отчёте.
  • Читаемость. Выцветший чек лучше сфотографировать сразу, пока цифры различимы, — потом их не восстановит никто.

Подробный разбор с типичными ошибками — в статье «Авансовый отчёт: что проверить перед проведением». Как посчитать налог по ставкам, если он выделен в чеке или счёте, — в разборе «Как посчитать НДС в счёте».

Проводит человек

Findock не заменяет бухгалтера. Он переносит то, что напечатано на чеке, сопоставляет продавца со справочником и честно отмечает, где не уверен. Принимать ли расход, есть ли в чеке всё необходимое и проводить ли документ — решает человек: в 1С данные приходят непроведёнными.

Чеки — часть общего потока первички: счета, накладные и акты разбираются так же, подробнее на странице про распознавание первичных документов. Данные не передаются третьим лицам.

  • на разбор одного чека
  • чеков за раз, следующую пачку — сразу
  • строк ручного ввода: продавец, позиции и НДС уже на месте
  • 14 днейбесплатно, без карты

Частые вопросы

Да, если реквизиты физически различимы на фото. Помятый чек, бледная термобумага, снимок под углом при свете лампы — обычный исходник. То, что не читается, помечается жёлтым; совсем нечитаемый чек уходит в «Не распознано», а не в отчёт с додуманной суммой.

Нет. Данные чека попадают в таблицу для авансового отчёта или в документ 1С непроведёнными. Решение принять расход и провести документ остаётся за бухгалтером.

Нет. Findock переносит то, что напечатано на чеке: продавца, ИНН, дату, позиции, суммы и НДС, — и отмечает, где не уверен. Проверка подлинности чека и обязательных реквизитов остаётся за бухгалтером.

До двадцати в одной пачке, следующую можно отправить сразу. На разбор одного чека уходит около 15 секунд.

В 1С через стандартную внешнюю обработку или в Excel. Копия чека уходит в электронный архив: документы разложены по контрагентам, есть поиск по ИНН, номеру и дате.

Начать

Пришлите десяток самых мятых чеков — проверим на них

Выцветшие, снятые под углом, из мессенджера. Покажем, что из них читается и как это выглядит в таблице. Обычно это тридцать минут.

Можно своими словами и без подробностей. Посмотрим, соберётся ли из этого помощник, и ответим по делу.

Никакого спама — напишем один раз, чтобы согласовать время.

Похожие кейсы и разборы