КС-2 и КС-3 из сметы: наименования работ подставляются сами
Десять объектов, тридцать комплектов КС в месяц — шестьдесят документов. Час работы на каждый комплект, пять заказчиков и у каждого свой бланк. Позиции, объёмы и цены перебивались из сметы руками.
- Объём30комплектов в месяц — 60 документов, 10 объектов, 5 бланков
- Было30 часовв месяц, час на комплект
- Сталопо кнопкекомплект собирается из сметы
- В деньгах≈ 720 000 ₽в год, около 60 000 ₽ в месяц
Час работы считаем по 2 000 ₽.
Смета есть, а в бланк заказчика её всё равно переносят вручную
В конце месяца по каждому объекту нужно закрыть выполненные работы. Данные для этого уже посчитаны — они в смете: наименование работы, единица измерения, количество, цена, стоимость. Остаётся перенести их в акт, и именно это занимает вечера.
Бланк у каждого заказчика свой. У одного колонки идут в своём порядке, у другого добавлены собственные графы, третий требует унифицированную форму. Пять заказчиков — пять разных бланков, и один общий шаблон здесь не спасает: под каждого всё равно перекладывают руками.
КС-3 добавляет вторую сложность. Там нужен не только период, но и нарастающий итог — с начала года и с начала строительства. Чтобы его получить, поднимают прошлые акты и складывают. Ошибка в нарастающем итоге всплывает уже у заказчика и разворачивает весь комплект обратно.
Сверху — удержания: гарантийные, генподрядные. Их считают отдельно, часто на калькуляторе, и держат в голове, какой процент по какому договору.
Как устроено сейчас
От сметы до готового комплекта — четыре шага
- Смета по объекту загружается в помощника В том виде, в котором она есть, — файлом или сканом.
- Findock распознаёт позиции Наименования работ, единицы, количество, цены, стоимость. Строки, где данные не читаются или не сходятся, помечаются.
- Помощник собирает КС-2 в бланке заказчика и КС-3 к нему Нарастающий итог он не спрашивает у человека: предыдущий период забирает из справочника в 1С через ту же интеграцию.
- Комплект готов Файлы для отправки заказчику и документы в 1С — непроведёнными, до вашей проверки.
| Наименование работ | Ед. | Кол-во | Стоимость |
|---|---|---|---|
| Устройство бетонной подготовки | м³ | 148,0 | 1 184 000 |
| Монтаж арматурных каркасов | т | 12,4 | 868 000 |
| Гидроизоляция фундамента обмазочная | м² | 640,0 | 396 800 |
Новый заказчик со своим бланком — это настройка на один раз, а не ещё одна ежемесячная рутина.
Что настраивали
Пять бланков и правила, которые задаются один раз
- Бланк каждого заказчика. Поля и порядок колонок задаются при сборке помощника.
- Унифицированные КС-2 и КС-3 — второй вариант вывода, для тех, кто своего бланка не даёт.
- Соответствие «позиция сметы → строка акта»: наименование работ, единица, количество, цена, стоимость.
- Нумерация и отчётный период по каждому объекту отдельно.
- Удержания. Гарантийные и генподрядные помощник считает сам, процент задаётся при настройке. Если в договоре нестандартно — можно вносить руками.
- Сверка сумм. Помощнику отдельно задали правило: итог позиций КС-2 должен сходиться со строкой КС-3. Расхождение он помечает до того, как комплект уедет заказчику.
Результат
Тридцать часов в месяц — это неделя работы
- 30 часовв месяц перестали уходить на перенос строк
- ≈ 720 000 ₽в год при ставке 2 000 ₽ за час
- 5 бланковзаполняются из одной и той же сметы
Позиции больше не переносят из сметы вручную — ни для одного из пяти заказчиков. Нарастающий итог не считают: он приходит из 1С.
Главное изменение при этом даже не в часах. Комплект, собранный по правилам, не уедет заказчику с разъехавшимися суммами КС-2 и КС-3: расхождение видно до отправки, а не после звонка.
Объёмы подтверждает человек
Findock переносит в акт то, что есть в смете, и проверяет, чтобы суммы сходились между собой. Он не знает, какие работы действительно выполнены за месяц, — это решает тот, кто принимает объёмы.
В 1С документы приходят непроведёнными. Подпись, отправка заказчику и ответственность за содержание остаются за людьми.
Вопросы по этому кейсу
Да, это обычная ситуация. Бланк заказчика задаётся при сборке помощника: его поля и порядок колонок он и будет заполнять. В этом кейсе таких бланков пять.
Помощник соберёт и их. Форма вывода — это настройка, а не отдельный продукт.
Из справочника в 1С: помощник забирает предыдущий период через интеграцию и продолжает счёт сам.
Findock не обрезает наименование молча. Такая строка помечается, и вы решаете, как её сократить.
Да, если задать такое правило при сборке — помощник сверит итог позиций со строкой справки и пометит расхождение. Это настройка, а не встроенная проверка «из коробки».
Да, если задать процент при настройке. Можно оставить и ручной ввод — зависит от того, как записано в договоре.
Начать
Покажите свой бланк КС — соберём помощника под него
Возьмите смету и форму заказчика, на встрече разберём их вместе. Обычно это тридцать минут.
Спасибо! Записали — свяжемся и договоримся о времени демо.
Укажите телефон или ник в Telegram, чтобы мы могли ответить.
Никакого спама — напишем один раз, чтобы согласовать время.