Как заполнить КС-2 из сметы и не сбить нарастающий итог в КС-3

Что это за документы

КС-2 — акт о приёмке выполненных работ: перечень того, что сделано за отчётный период, с объёмами и стоимостью. КС-3 — справка о стоимости выполненных работ и затрат: денежный итог по тому же периоду, но ещё и нарастающим итогом.

Формы пришли из альбома унифицированных форм Госкомстата. С 2013 года унифицированные формы не обязательны, но в строительстве от них почти никто не отказался: заказчики привыкли, а многие ещё и требуют свой бланк на основе этих форм.

Как позиции сметы попадают в КС-2

Источник данных — смета по объекту. Из неё в акт переносятся наименование работ, единица измерения, количество, цена за единицу и стоимость. Ключевое правило: наименование должно совпадать со сметой дословно. Если в смете «устройство бетонной подготовки», а в акте «бетонная подготовка», у проверяющего появляется законный вопрос, ту ли работу приняли.

Второе правило — объём в акте не может превышать сметный. Если по факту сделали больше, это не строка в КС-2, а дополнительное соглашение и корректировка сметы.

Нарастающий итог: где чаще всего ошибаются

В КС-3 суммы показываются в трёх разрезах:

• За отчётный период — то, что закрываем сейчас, ровно итог КС-2.
• С начала года — сумма всех периодов текущего года по этому объекту.
• С начала строительства — всё с самого первого акта по договору.

Ошибка возникает, когда нарастающий итог собирают руками из прошлых актов. Достаточно один раз пропустить период или взять акт по соседнему объекту — и цифра поедет. Причём выяснится это не у вас, а у заказчика, и вернётся весь комплект целиком.

Надёжный подход — брать предыдущий период не из памяти, а из учётной системы, где лежат все прошлые акты по объекту.

Удержания

Если договор их предусматривает, в КС-3 появляются строки с удержаниями:

• Гарантийное удержание — процент от стоимости, который заказчик придерживает до конца гарантийного срока.
• Генподрядные услуги — процент, который генподрядчик удерживает с субподрядчика.

Проценты берутся из договора и обычно постоянны, поэтому их удобно задать один раз, а не считать на калькуляторе каждый месяц.

Чеклист перед отправкой заказчику

• Итог позиций КС-2 совпадает со строкой «за отчётный период» в КС-3.
• Нарастающий итог продолжает прошлый период, а не начинается заново.
• Номер акта продолжает нумерацию по этому объекту.
• Отчётный период указан верно и совпадает в обоих документах.
• Наименования работ совпадают со сметой дословно.
• Удержания посчитаны по проценту из договора.
• Форма — та, которую требует конкретный заказчик.

Последний пункт отдельно раздражает: у пяти заказчиков легко оказывается пять разных бланков, и один общий шаблон здесь не спасает.