Загрузка в 1С
Загрузка документов в 1С без ручного ввода: PDF, сканы, фото, Excel
Документы приходят в любом виде: скан в письме, фотография в мессенджере, выгрузка поставщика в Excel. Findock разбирает их и передаёт в 1С — контрагент найден по ИНН, позиции и НДС перенесены, копия лежит в архиве. Проводит — человек.
14 дней бесплатно, без карты.
- ≈ 15 сна документ
- до 20документов в пачке
- 15 минутподключение к 1С
- по ИННбез дублей контрагентов
Нажмите на источник — покажем, что уедет в 1С. Данные условные.
Откуда берутся документы и как они попадают в 1С
Первичка редко приходит в удобном виде. Один поставщик присылает скан в письме, второй — фотографию накладной в мессенджере, третий выгружает таблицу из своей учётной системы. Пока документ не заведён в 1С, его как будто нет, а заводить каждый руками — до двадцати минут на штуку.
Findock принимает документы в том виде, в каком они пришли, и для каждого источника делает своё.
| Откуда документ | Что делает Findock | Что получаете |
|---|---|---|
| PDF и сканы: счета, УПД, ТОРГ-12, акты, счета-фактуры | Распознавание. Определяет тип документа, вытаскивает контрагента с ИНН и КПП, номер и дату, позиции, итог и НДС по ставкам | Поступление в 1С непроведённым, копия в архиве по контрагенту |
| Фото из мессенджера, скриншот, снимок с телефона | Распознавание. Снимок под углом, помятый лист и бледный скан читаются; сомнительные строки помечаются жёлтым, нечитаемый документ уходит в «Не распознано» | То же: документ в 1С, копия в архиве, спорные места отмечены |
| Excel-выгрузка поставщика | Перенос в ваш формат по правилам. Один раз показываете, какая колонка чему соответствует, дальше помощник приводит чужую таблицу к вашему виду сам. Поменялся формат — правка одной фразой | Таблица или документы в вашем формате, готовые к загрузке в 1С |
| Письмо с вложением | Разбор вложения по его типу: PDF и скан — распознавание, таблица — перенос по правилам. Загружаете вложение как обычный документ | То же, что для документа соответствующего типа |
Пачка — до двадцати документов за раз, сортировать заранее не нужно: счёт, счёт-фактура, УПД, ТОРГ-12, акт, акт сверки, чек, авансовый отчёт, КС-2 — Findock сам определит тип. Незнакомый документ разбирается по вашему образцу. Что именно извлекается из скана и как проверяется каждое поле — на странице распознавание первичных документов для 1С. Как это выглядит на двухстах документах в месяц — в кейсе «Входящая первичка в 1С и архив».
Excel и выгрузки
Правило задаётся словами один раз
Выгрузка поставщика — не документ, а таблица в его формате. Findock не требует, чтобы файл был в правильном виде: вы один раз объясняете, какая колонка чему соответствует, — так же, как объяснили бы новой помощнице.
Дальше помощник приводит чужую таблицу к вашему формату сам. Когда поставщик снова поменял порядок колонок, вы говорите об этом одной фразой, а не пересобираете загрузку.
Подключение
Как устроено подключение к 1С
Программа загрузки документов в 1С не переписывает вашу базу. Findock ставится как стандартная внешняя обработка — так же, как любая другая обработка, которую вы открывали через меню «Файл». Программист не нужен.
- Скачиваете обработку .epf2 минутыКонфигурация не меняется, обновления 1С проходят как обычно. Типовые конфигурации, включая Бухгалтерию 3.0 на платформе 8.3.
- Подключаете как внешнюю обработку5 минутЧерез меню «Файл → Открыть», как любую проверенную обработку. Нетиповую конфигурацию посмотрим вместе на встрече.
- Выбираете организацию и правило сопоставления по ИНН5 минутКонтрагенты и номенклатура подтягиваются к существующим карточкам по ИНН, а не по названию. Ненайденное помечается.
- Первая пачкадо 20 документовДокументы приходят в 1С непроведёнными — как «Поступление товаров и услуг». Автопроведение включается отдельно, по вашему решению.
Кроме 1С помощник работает с Яндекс.Диском и Google Диском — оттуда можно брать справочники и туда складывать файлы. Другие интеграции делаем бесплатно в рамках подписки, в срок до полутора месяцев.
| Дата | Контрагент | Сумма | Статус |
|---|---|---|---|
| 12.03 | ООО «Ромашка» | 248 400,00 | проведён |
| Остальные 19 документов — стопка на углу стола | |||
| Дата | Контрагент | Сумма | Статус |
|---|---|---|---|
| 12.03 | ООО «Ромашка» | 248 400,00 | не проведён |
| 12.03 | ООО «Прайм» | 61 900,00 | не проведён |
| 11.03 | ИП Соколов А. В. | 14 300,00 | на проверку |
| 11.03 | ООО «Вектор» | 330 000,00 | не проведён |
| 10.03 | ООО «Северный ветер» | 48 000,00 | не проведён |
Это ваш привычный журнал 1С, а не чужой интерфейс: работать вы продолжаете там же, где работали.
Excel
Когда встроенной загрузки из Excel не хватает
В типовых конфигурациях есть загрузка справочников из файла, а для документов — универсальная обработка. Это работает, пока таблица приходит от вас самих и всегда в одном виде. Способы, типичные ошибки в данных и чеклист перед запуском мы разобрали в статье «Как загрузить документы в 1С из Excel».
Выгрузка поставщика — другое дело. Формат у каждого свой и меняется без предупреждения. Findock не требует, чтобы файл был в правильном формате:
- Один раз показываете, какая колонка чему соответствует, — дальше помощник приводит чужую таблицу к вашему виду сам.
- Добавили колонку, переименовали заголовок, поменяли порядок — вы говорите об этом одной фразой, а не пересобираете сопоставление.
- Числа и даты приводятся к вашему формату: «1 250,00» и «1250.00» не превращаются в текст, дата в строке — в дату.
- Непонятная колонка — вопрос, а не догадка: если заголовок не найден, помощник спросит до загрузки.
Как это выглядит на практике — в примере «Перенос чужой выгрузки в свой формат».
Считаем
Сколько времени вернётся
Завести документ в 1С руками — контрагент, позиции, суммы, НДС, скан — занимает от десяти минут. После Findock остаётся открыть непроведённый документ, проверить и провести: около минуты. Подвиньте ползунок под свой объём.
Считаем по 10 минут на документ руками, 1 минуте на проверку после Findock и 2 000 ₽ за час работы бухгалтера. Та же математика на реальных 200 документах в месяц — в кейсе «Входящая первичка в 1С и архив».
Нечитаемый документ не уезжает в 1С с правдоподобными цифрами. Он попадает в «Не распознано» и ждёт человека. Сомнительная строка помечается жёлтым — Findock переспрашивает, а не угадывает.
Проводит человек
Документы приходят в 1С непроведёнными. Findock не решает, принимать ли расход и правильно ли поставщик посчитал НДС, — он переносит то, что написано в документе, и честно отмечает, где не уверен. Решения, проводки и ответственность остаются за бухгалтером.
Совсем нечитаемый скан попадает в «Не распознано», а не в 1С с правдоподобными цифрами. Данные не передаются третьим лицам.
- документов в одной пачке, следующую можно сразу
- на разбор одного документа
- подключение внешней обработки к 1С
- в год вернулось клиенту с 200 документами в месяц
Частые вопросы о загрузке первичных документов в 1С
Да. PDF — и текстовый, и отсканированный — распознаётся: контрагент по ИНН и КПП, номер и дата, позиции, итог и НДС по ставкам. В 1С документ приходит непроведённым, копия остаётся в архиве.
Да. Фотография с телефона под углом, помятый лист, бледный скан, скриншот из мессенджера — обычная ситуация. То, что не читается, не уезжает в 1С с догадкой, а попадает в «Не распознано» и ждёт человека.
Да. Выгрузка поставщика переносится в ваш формат по правилу, которое вы один раз задаёте словами. Когда поставщик меняет формат, вы говорите об этом одной фразой, а не пересобираете загрузку.
Нет. Контрагенты и номенклатура ищутся в справочниках 1С по ИНН, а не по названию. Найденный подтягивается к существующей карточке, ненайденный помечается — новая карточка не создаётся молча.
По умолчанию нет. Документы приходят в 1С непроведёнными — как «Поступление товаров и услуг», проверяет и проводит бухгалтер. Автопроведение можно включить отдельно, это ваше решение.
С типовыми, включая Бухгалтерию 3.0 на платформе 8.3. Findock подключается как внешняя обработка .epf, конфигурация не меняется, на подключение уходит около 15 минут. Нетиповую конфигурацию посмотрим вместе на встрече.
Начать
Пришлите то, что сейчас заводите руками, — покажем, как это уедет в 1С
Пачка сканов, фото из мессенджера или выгрузка поставщика — на встрече разберём её и посмотрим результат в вашей 1С. Обычно это тридцать минут.
Спасибо! Записали — свяжемся и договоримся о времени демо.
Укажите телефон или ник в Telegram, чтобы мы могли ответить.
Никакого спама — напишем один раз, чтобы согласовать время.
Похожие кейсы и статьи
- Входящая первичка в 1С и архив Фото и сканы от поставщиков — документы в 1С и архив по контрагентам. 200 документов в месяц.
- Перенос чужой выгрузки Любой файл — ваш формат по правилу, заданному один раз. И правка одной фразой, когда формат поменялся.
- Как загрузить документы в 1С из Excel Встроенные способы, что ломается на числах и датах и чеклист перед загрузкой.