Чеклист приёмки первички от поставщика: что проверить, прежде чем провести документ

Обязательные реквизиты: без них документа нет

Закон о бухучёте требует семь реквизитов у любого первичного документа. Отсутствие любого — основание не принять расход:

• Наименование документа.
• Дата составления.
• Наименование организации, составившей документ.
• Содержание факта хозяйственной жизни — что именно передано или выполнено.
• Величина измерения — количество, единица, сумма.
• Должности лиц, совершивших операцию и ответственных за оформление.
• Их подписи с расшифровкой.

Реквизиты сторон

• ИНН и КПП поставщика совпадают с договором и с карточкой в вашем справочнике. Ошибка здесь — вопросы к вычету НДС.
• Ваши реквизиты — покупатель указан правильно, включая КПП, если у вас есть подразделения.
• Грузополучатель и грузоотправитель, если они отличаются от сторон договора.

Суммы и налог

• Итог сходится с суммой позиций, а сумма позиции — с количеством, умноженным на цену.
• Ставка НДС соответствует товару и режиму поставщика. Упрощенец с доходом за 2025 год выше 20 млн ₽ платит НДС — по ставке 5%, 7% или по общим ставкам 22% и 10%. Ниже порога он освобождён и пишет «Без НДС». Если налог выделен у освобождённого — это повод спросить.
• Сумма НДС посчитана верно: при ставке 22% — итог × 22 / 122; при 10% — × 10 / 110; для отгрузок до 2026 года — × 20 / 120. Быстро перепроверить можно в калькуляторе НДС.
• Сумма совпадает со счётом и договором. Если нет — либо частичная поставка, либо ошибка, и это должно быть понятно из документа.

Особенности по типам документов

Форма и состояние

• Читаемость. Все цифры различимы, ни один реквизит не обрезан сканом.
• Исправления заверены: неверное зачёркнуто, рядом написано верное, стоят дата исправления и подписи тех, кто составил документ, с расшифровкой. Замазанное корректором не принимается. В счёте-фактуре и УПД со статусом 1 так исправлять нельзя: поставщик составляет новый, исправленный экземпляр.
• Оригинал. Если пришёл скан — понятно, когда и как приедет бумажный оригинал или электронный документ с подписью.
• Дубль. Такого документа с тем же номером и датой от этого поставщика в базе ещё нет.

Что принимать с оговоркой, а что возвращать

Возвращать сразу: нет подписи или расшифровки, неверный ИНН, не сходятся суммы, выделен НДС у неплательщика, УПД со статусом 2 там, где вы ждали вычет.

Можно принять и попросить исправить: опечатка в адресе, отсутствие необязательного реквизита, некритичная неточность в наименовании, которая не мешает идентифицировать товар.

Разница простая: первое мешает налоговой понять, кто, что, кому и за сколько; второе — нет.

Почему чеклист нельзя держать в голове

На одном документе он выполняется за минуту. На двухсотом — уже нет: внимание садится, и именно тогда проходит УПД с неверным статусом. Проверку по списку должна делать программа, а решение по спорным пунктам — человек.