Сколько времени уходит на ручной ввод документов и как это посчитать

Формула

Считать нужно по одной задаче за раз, а не «сколько вообще уходит на бумажки». Формула такая:

Количество документов в месяц × время на один документ × стоимость часа = стоимость задачи в месяц.

Умножаете на двенадцать — получаете годовую цифру, с которой уже можно идти к директору или сравнивать со стоимостью любого инструмента.

Как замерить у себя

Оценка «на глаз» всегда занижена: люди не считают время на поиск документа, уточнения у коллег и переключения между задачами. Неделя честного хронометража даёт цифру, которую не стыдно показать.

• Возьмите одну задачу. Не «первичка вообще», а «ввод входящих накладных в 1С».
• Замеряйте от начала до конца. С момента, когда открыли почту в поисках документа, до момента, когда он записан и скан приложен.
• Считайте и сложные документы тоже. Накладная на две позиции и на сорок — это разное время; нужен средний, а не идеальный случай.
• Стоимость часа — оклад со взносами, делённый на количество рабочих часов в месяце. Для средней бухгалтерии это порядка двух тысяч рублей.

Ориентиры

Цифры из внедрений, о которых мы рассказываем в разделе примеров. Считаем час работы по 2 000 ₽:

Обратите внимание: самая дорогая задача здесь не самая массовая. Тридцать комплектов КС стоят дороже двухсот документов первички, потому что один комплект занимает час, а не десять минут.

Что формула не учитывает

Часы — это только видимая часть. Рядом лежит то, что посчитать сложнее, но что обычно и становится решающим аргументом:

• Стоимость ошибки. Платёж вернулся из-за цифры в расчётном счёте — это не десять минут, это сорванная поставка.
• Сроки. Рутина всегда выпадает на первые числа, когда одновременно идёт сдача.
• Люди. Механическая работа выжигает быстрее сложной, а найти нового бухгалтера дороже, чем удержать своего.
• Потолок роста. Пока объём документов растёт линейно вместе с штатом, масштабироваться нечем.

Что делать с получившейся цифрой

Сравнить со стоимостью решения. Если задача стоит вам двести тысяч в год, а инструмент — семьдесят, разговор закончен на первой минуте. Если наоборот, автоматизировать эту задачу пока не нужно: возьмите следующую по списку, там цифра может оказаться другой.

Считать имеет смысл именно по задачам. «Автоматизировать бухгалтерию» — это не проект, а лозунг; «перестать тратить тридцать часов в месяц на КС» — вполне.